Den sociala dokumentationen skapar kontinuitet i insatsens utförande. Verksamhetschefen ansvarar för att varje kund har en aktuell genomförandeplan och för att föra social journal. Du som personlig assistent ansvarar för att följa genomförandeplanen. Du ska också informera din chef när genomförandeplanen behöver uppdateras. Personliga assistenter för regelbundet arbetsanteckningar som kan ligga till grund för den sociala dokumentationen. Exempel på sådant som ska skrivas i arbetsbeteckningar är avvikelser från genomförandeplanen och viktiga händelser för genomförandet av insatsen.

Grunden – social dokumentation

Verksamhetschef och kund upprättar tillsammans en genomförandeplan utifrån kundens assistansbeslut. Genomförandeplanen beskriver vad kunden behöver stöd med, när det ska utföras och hur. 

Om alla assistenter läser in sig på och följer genomförandeplanen så slipper kunden gång på gång förklara hur eller när någonting ska göras. Och det är ofta en trygghet för kunden att alla assistenter arbetar på ett liknande sätt. Som assistent genomför du momenten samt erbjuder eller initierar det som står i genomförandeplanen. Kunden har alltid rätt att tacka nej till en insats som är planerad i genomförandeplanen.

Genomförandeplanen uppdateras kontinuerligt efter kundens behov och önskemål.

Som personlig assistent ansvarar du för att dokumentera och ta del av arbetsanteckningar kring kundens assistans. Detta sker löpande i det digitala systemet Frösunda framTID. Du antecknar till exempel om kunden tackar nej till en aktivitet eller ett hjälpmoment, om ni avviker från genomförandeplanen under dagen eller om det finns annan viktig information som påverkar assistansen.

Din verksamhetschef granskar arbetsanteckningarna och ser till att relevant information förs över till kundens journal.

Genomförandeplanen och journalen utgör tillsammans det som kallas social dokumentation.

Barnperspektivet

(LSS) 8 § ...När en insats rör ett barn ska barnet få relevant information och ges möjlighet att framföra sina åsikter. Barnets åsikter ska tillmätas betydelse i förhållande till barnets ålder och mognad.

Barnets bästa förutsätter att vi arbetar för att barnet ska komma till tals så att vi får ta del av vad barnet tänker och tycker om genomförandet av insatsen.

Relevanta frågeställningar:

• Framgår kundens, alltså barnets, vilja i genomförandeplanen och journalen?
• Hur arbetar vi för att skapa möjligheter för kunden att få inflytande och delaktighet i genomförandet
• Lyssnar vi på både vårdnadshavaren och kunden?
• Ökar kundens inflytande i takt med ålder och mognad?

Vikten av att dokumentera

Social dokumentation är tillsammans med arbetsanteckningar ett viktigt verktyg som stärker våra kunskaper om kunden och gör det möjligt att följa genomförandet av insatsen, förstå kundens normalläge och upptäcka skillnader. Det kan också göra det enklare att förstå varför någonting förändras: är det bara en ”dålig dag” eller är det en begynnande, långvarig försämring? Kunden har alltid rätt att ta del av den sociala dokumentationen.

Att rapportera avvikelser, synpunkter och klagomål är grunden i det systematiska kvalitetsarbetet och en trygghet för kunden. Händelser som rör vår arbetsmiljö (tillbud och olycksfall) hanteras inom ramen för det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Rapportera avvikelser

Lagen säger att ”var och en som fullgör uppgifter... i verksamhet enligt LSS är skyldig att medverka i verksamhetens kvalitetsarbete.” (SOSFS 2011:9, 6 kap, 3 §). Ibland går någonting fel eller så upptäcker du att någonting riskerar att gå fel kring kunden. Du ska då rapportera det som en avvikelse.

Genom att du och dina kollegor alltid rapporterar alla avvikelser skriftligt kan vi identifiera och minimera riskerna för fel. Syftet med registreringen är inte att peka ut enskilda medarbetare, utan att lära oss för att undvika nya brister. Du rapporterar enklast avvikelser i Frösunda framTID. Om du istället skriver rapporten på papper ska du också informera din chef via telefon.

Som medarbetare gör du ditt viktigaste bidrag till kvalitetsarbetet när du rapporterar avvikelser och när du hittar och ger förslag på förbättringar. 

På Frösunda analyseras alla rapporterade avvikelser. Analysen ligger till grund för vårt systematiska kvalitetsarbete. Dina rapporteringar kan till exempel hjälpa oss att förbättra rutiner och processer.

Avvikelser är

• negativa händelser som medfört eller kunnat med- föra någon typ av risk/obehag/skada för kunden, som beror på oss, det vill säga medarbetare på Frösunda
• avvikelser från genomförandeplan eller vårdplan som beror på uteblivet, fördröjt eller felaktigt utfört arbete
• missförhållande eller påtaglig risk för missförhållande*

En avvikelse ska alltid handla om händelser eller risker som påverkar kunden negativt och där vi som professionella på något sätt har brustit.

Exempel på avvikelser:

• bemanningsavvikelse
• brister i bemötande
• brister i arbetsrutiner
• försenad eller utebliven omsorgsinsats
• bristande social dokumentation
• bristande läkemedelshantering
• felaktigt användande av hjälpmedel
• bristande vårddokumentation

* Rapporteringsskyldighet gäller enligt lex Sarah

Det här ska du göra

Rapportera en avvikelse:

• vad som har hänt
• orsak till händelsen
• vidtagna åtgärder
• förslag på ytterligare åtgärder

Dokumentera i arbetsanteckningar:

• vad som har hänt
• vad som gjordes direkt
• vad som kan göras för att förebygga liknande händelser
• anteckna också att händelsen har rapporterats som avvikelse

Här skriver du avvikelserapport

Du rapporterar avvikelser i det digitala systemet framTID. Om du inte har tillgång till framTID rapporteras avvikelser till din verksamhetschef via en särskild blankett. Du kan även rapportera in en avvikelse muntligt till din verksamhetschef. Tveka inte att vända dig till din verksamhetschef om du har frågor kring avvikelserapportering eller rapporteringsskyldighet.

Ett salutogent förhållningssätt tar tillvara på kundens styrkor och tillgångar. Du tar tillvara på och fokuserar på det som fungerar.

Din kund är inte sin funktionsnedsättning. Om kunden inte kan äta själv är det första steget kanske inte att mata kunden? Kanske kan kunden äta själv om ni håller i gaffeln tillsammans? En sådan till synes liten sak kan göra att kunden på ett naturligt sätt tränar funktioner som annars riskerar att försvinna eller utvecklar nya/bortglömda funktioner. Det finns ofta massor av små saker i vardagen där vi kan involvera kunden. Alltid med respekt för kundens önskemål om delaktighet.

Ett salutogent förhållningssätt handlar om att du i stort och smått ser vad kunden är bra på, tycker är roligt, vad som ger kunden energi, livslust och motivation och sedan använder dig av det i ditt arbete.

Exempel: Om kunden älskar att baka men inte klarar av alla moment kan det innebära att anpassa momenten så att de fungerar eller att ni tillsammans bestämmer vilka moment kunden gör, vilka ni gör tillsammans och vilka du gör.

Att arbeta med ett salutogent förhållningssätt kräver individkunskap, kognitionskunskap, påhittighet, nyfikenhet, respekt och engagemang.

Salutogenes betyder på ett ungefär ”det friskas ursprung” och myntades av Aaron Antonovsky, professor i medicinsk sociologi. Begreppet har sin motsats i patogenes som beskriver sjukdomars uppkomst.

Som assistent bemöter du kunden individ- och situationsanpassat och tar hänsyn till eventuell kognitiv svikt. Läs på, fråga och ta reda på mer om kundens tillstånd så kommer du få lättare att bemöta kunden på rätt sätt.

Professionellt bemötande är när vi i vårt arbete utgår från det kunden tänker, känner, upplever eller har bestämt istället för att utgå från oss själva. När vi möter kunden måste vi göra det individ- och situationsanpassat utifrån varje kunds behov, önskemål och dagsform.

Kanske vill kunden att du ska vara knäpptyst vid ett tillfälle och pratsam vid ett annat. Eller så märker du att kunden inte hör vad du säger i en stressig situation. Som assistent måste du vara uppmärksam och flexibel. Med hjälp av individkunskap och kognitionskunskap kan du lära dig bemöta kunden på rätt sätt.

Individkunskap får du via genomförandeplanen, arbetsanteckningar och framförallt i mötet med kunden.

Kognition är ett sammanfattande begrepp för vår förmåga att ta in, organisera, bearbeta och använda information så att vår vardag fungerar ändamålsenligt. Kognition handlar helt enkelt om hjärnans informationsbearbetning.

Kognitiv svikt innebär att informationsbearbetningen inte fungerar som den ska. Till exempel som en följd av vissa sjukdomar, hjärnskador och diagnoser men också på grund av tillstånd som stress, smärta och hunger. Nedsatt minne, nedsatt förmåga att organisera och nedsatt språkförmåga är exempel på kognitiv svikt. När kunden är kognitivt sviktande behöver du anpassa ditt bemötande.

Personlig men inte privat

Som assistent måste du reflektera och ta ansvar över var gränsen går för vad som är privat och vad som är lämpligt att du delar med dig av till kund och dennes närstående. Det kan vara en fin balansgång. Vårt eget kärleksliv är sådant som vanligtvis är privat och inte lämpar sig i professionella sammanhang. Att en närstående nyligen dött är exempel på en högst personlig händelse som ibland kan beröras även i professionella sammanhang.

Några tips till dig som assistent

• Hantera hjälpmedel: Hos många kunder finns det olika typer av hjälpmedel som till exempel tak- eller golvlift,
  tippbräda eller elrullstol. Innan du använder hjälpmedlen ska du först få en tydlig instruktion eller utbildning för att undvika felaktig användning. Med kundens tillåtelse kan det vara en bra idé att prova hjälpmedlen själv för att få en bättre förståelse för kundens upplevelse.
• Närhet och distans: Som assistent möter du kunden i alla typer av situationer. Både i glädje och sorg. Ibland
  behöver kunden tröst och närhet och ibland har kunden behov av att få vara ifred. Att kunna växla mellan närhet och distans är någonting du lär dig med tiden.
• Kognitiv svikt: Kognitiv svikt är när en eller flera av hjärnans funktioner är tillfälligt eller mer långvarigt
  försämrad. När vi drabbas av kognitiv svikt märks det ofta genom vårt beteende.
• Kroppsspråk: Tänk på kroppsspråket och vilka signaler du sänder ut. Kroppsspråket visar om du är otålig eller uttråkad. Är det 15–20 minuter kvar av passet, kolla inte på klockan hela tiden.
• Var närvarande: Ha koll på vad du gör medan du gör det. Var uppmärksam och närvarande, inte som en robot som bara utför uppgifter
• Tystnadsplikt: Du kan bryta tystnadsplikten utan att du tänker på det. Är du inloggad på Facebook med gps-funktionen påslagen och skriver ”På jobbet!” så dyker det upp var du jobbar. På så sätt avslöjas var kunden bor.
• Sociala kontakter: Ta inte över sociala kontakter om det inte är nödvändigt. Du ska alltid se till att din kund
  får komma till tals även om kunden har svårigheter med talet. Tala inte för kunden – tolka vad denna vill förmedla.
• Städning: Vad det gäller städning och att plocka i ordning i kundens hem är det viktigt att du som assistent är lyhörd och förvissar dig om hur just din kund önskar att du agerar. En del kunder uppskattar att du tar egna initiativ och ser om det behöver städas, medan andra kunder inte vill att du plockar och städar om de inte uttryckligen bett dig göra det.

För att assistansen ska fungera bra behöver du veta var ditt uppdrag börjar och slutar så att du inte hamnar i en situation där du tar på dig för mycket ansvar kring kunden. Ditt främsta ansvar är att se till att det som står i genomförandeplanen blir genomfört på rätt sätt och i rätt tid. Rådgör med din chef om du är osäker.

Ansvar för uppdraget

Varje kund har ett assistansbeslut och utifrån beslutet upprättas genomförandeplanen. Du ansvarar för att det som står i genomförandeplanen blir genomfört på rätt sätt och i rätt tid. Oförutsedda händelser löser du tillsammans med kunden efter bästa förmåga.

Ditt ansvar kring hälso- och sjukvårdsåtgärder beror på hur kundens hälso- och sjukvård är organiserad. Kunden kan ha det som kallas egenvård eller så har vårdgivaren allt ansvar för vården.

• Om kunden har egenvård kan du ibland assistera kunden med vissa moment.
• Om kunden inte har egenvård kan vissa moment i vården delegeras till dig av legitimerade yrkesutövare exempelvis sjuksköterska eller fysioterapeut.

I båda fallen ska du få tydliga instruktioner från legitimerad personal. Om du inte får det kontakta din chef.

Som assistent har du också rapporteringsskyldighet enligt Lex Sarah. Skyldigheten innebär att alla anställda genast ska rapportera missförhållanden och påtagliga risker för missförhållanden. Mer information om rapporterings- och anmälningsskyldigheter finner du i Frösundas ”Välkomstinformation för kund, närstående och personlig assistent”.

Frösundateamet delar tillsammans det viktiga ansvaret som vi har för respektive kund. Du är inte ensam även om du ofta möter kunden själv.

Kundens hem är samtidigt din arbetsplats. Du ska utföra dina arbetsuppgifter i kundens privata sfär och det är en utmaning.

Som personlig assistent jobbar du där kunden befinner sig. Du följer med till jobbet, sjukhuset, simhallen och andra aktiviteter. Men för det mesta arbetar du i kundens hem. Det är en unik situation som kräver stor professionalitet. Genom att fråga, lyssna, observera och tolka det som händer runt omkring lär du dig hur kunden vill ha det.

Det kan vara bra att utgå från sig själv, men ibland blir det fel om du förutsätter att ni tycker och tänker likadant. Alla är olika, så lyhördhet och förmågan att lämna dina egna åsikter och fördomar hemma ingår i din roll.

Kundens närstående har ibland åsikter om till exempel hur saker ska utföras. Det kan innebära utmaningar för dig som assistent. Din utgångspunkt ska alltid vara att följa genomförandeplanen eftersom den representerar kundens vilja. Men du ska alltid lyssna på det den närstående har att säga. Du kan sedan diskutera saken med kunden och/eller din chef. Det är alltid viktigt att vara tydlig och inte glömma att återkoppla.

Hur vill kunden ha det?
Med eller utan duk på bordet, stökigt eller kliniskt rent, julpynt året runt? Utgångspunkten är alltid: Hur vill kunden ha det? Var uppmärksam och lägg bort dina egna föreställningar om hur saker och ting ska vara. I kundens hem gäller kundens vilja.

Varje kund har rätt att mötas med respekt, engagemang och nyfikenhet. När kunden känner sig som sämst, var där med respekt och empati. När energin är på topp, haka på det kunden vill göra och engagera dig. För att komma ihåg våra tre värdeord, tänk på en ren.

Att möta kunden med respekt, engagemang och nyfikenhet

Våra kunder befinner sig i en utsatt situation och måste ta emot oss i det egna hemmet och ibland i intima situationer. Om de hade möjlighet att klara sig själva skulle de välja bort oss. Därför är behovet av respekt från vår sida väldigt stort.

Din attityd när du går till jobbet är viktig. När kunden känner sig som sämst, var där med respekt och empati. När energin är på topp, haka på det kunden vill göra och engagera dig.

Vad är viktigt för kunden? Vilka personer tycker kunden om? Vad innebär kundens funktionsnedsättning? Sluta aldrig ställa frågor. Sök aktivt nya kunskaper som gör skillnad för kunden och odla din nyfikenhet.

En egenskap som många av våra bästa assistenter och chefer har gemensamt är att de försöker lägga sina egna värderingar åt sidan och istället möter kunden med respekt, engagemang och nyfikenhet.

Till exempel: Var nyfiken när du deltar i aktiviteter som kunden uppskattar. Även om du själv inte är intresserad av exempelvis sport eller opera visar du inte det inför kunden. Genom att aktivt söka och tipsa om evenemang och aktiviteter som matchar kundens intressen visar du engagemang.